Ayo Belajar Arsip
PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)
Dalam penemuan arsip kembali atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu
A. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional
Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin
B. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional
Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ) . fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan memory card.
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
A. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
B. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
C. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
D. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode
dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip
Lalu adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu :
A. Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat
disimpan.
b.Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah yang diminta, kode
diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label boks).
c.Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks)
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 comments:
Posting Komentar